Définition

Pour une entreprise, externaliser (OU "outsourcer") est l'acte de transférer, totalement ou partiellement, une de ses activités récurrentes et les prises de décisions qui s'y rapportent à un prestataire extérieur.

Externaliser - Pourquoi ?

Quelques raisons essentielles d'envisager l'externalisation :

Il est important de définir à la fois, les raisons pour lesquelles vous souhaitez externaliser mais aussi les profits que vous cherchez à en retirer.

Aspect organisationnel  :

- améliorer votre efficacité en vous concentrant sur ce que vous faites de mieux
- augmenter votre flexibilité pour vous adapter aux nouvelles exigences du marché et satisfaire la demande
- augmenter la valeur de vos produits et services afin d'accroître du même coup la satisfaction client
- modifier votre organisation

* Positionnement commercial et croissance :

- gagner des parts de marché et avoir accès à de nouvelles opportunités
- accélérer votre expansion en utilisant les capacités de développement, les systèmes et process du prestataire
- développer les ventes et les capacités de production

* Gestion des performances :

- améliorer les performances opérationnelles par plus de flexibilité
- bénéficier d'une expertise, de compétences et de technologies auxquelles on  ne pourrait accéder autrement.
- améliorer le management et le contrôle
- améliorer la gestion  des risques
- obtenir des idées innovantes

* Gestion financière et coûts :

- réduire les coûts de structure et de gestion
- transformer les coûts fixes en coûts variables
- libérer des ressources afin de les réemployer ailleurs
- réduire les risques financiers

* Gestion des ressources humaines :

- Donner aux employés de nouvelles opportunités de carrière
- Augmenter l'implication dans les fonctiond qui ne sont pas le cœur d'activité de la société

Outsourcing ou outsourcing stratégique ?

La décision d'externaliser devient stratégique dès lors qu'elle est associée aux  décisions et stratégies organisationnelles à long terme : c'est-à-dire, lorsque les avantages réels de l'outsourcing ainsi que les résultats qui émergeront après plusieurs années, sont clairement perçus. 

L'outsourcing stratégique pousse à un degré d'analyse élevé.
En effet, une société doit se poser des questions essentielles sur la pertinence d'un choix d'externalisation vis-à-vis de sa structure organisationnelle : Quelle est notre vision du futur ?
- quelles compétences actuelles et futures ?
- quelle structure actuelle et future ?
- quels coûts actuels et futurs ?
- quelles performances actuelles et futures ?
- quelle compétitivité actuelle et future ?

Quels changements ont amené à considérer l'externalisation comme un outil important de restructuration ?

- Les grosses entités organisationnelles ne sont plus systématiquement un avantage compétitif
- Les petits concurrents situés dans des niches très spécifiques  sont en train de modifier les coûts industriels de structure.
- Les pressions écomiques croissent avec la globalisation de l'économie.
- Les cycles de vie produit/services ont beaucoup diminués et la concurrence accrue  se fait maintenant sur la rapidité et les délais de réactivité
- Les investisseurs portent leur attention sur des managements plus ciblés
- Les performances,  la croissance et la taille d'une société ne sont plus des indicateurs de profit futurs.
- L'amélioration des structures opérationnelles et de la performance financière sont essentiels au succès et à long terme, à la survie d'une société.

L'externalisation – Quels freins ?

- L'incertitude
- La perte de contrôle
- La perte de compétences essentielles
- l'insatisfaction des salariés
- Les risques de défaillance

Externaliser – Connaître le prestataire

Compétences, performances et qualités :

* Compétences et performances à évaluer :

- expérience et capacité de livraison
- points forts
- haut niveau de performance
- bonne réputation méritée
- niveau de satisfaction client
- capacités financières
- qualité de management prouvée
- approche partagée de la résolution de problème
- recherche continuelle d'amélioration

* Qualités requises :

- confiance / sécurité / confidentialité
- attitude positive
- bon “alchimiste”
- bonne approche culturelle et économique
- flexible au changement
- attentif aux coûts
- motivation pour partager des connaissances nouvelles
- vision claire de son marché

Quel éventail de service à votre disposition ?

- Quels sont les services qui entrent dans le cadre votre projet d'externalisation ?
- Quels sont les services annexes à votre projet dont vous pouvez bénéficier si besoin ?

Comparaison de prix et évaluation du prestataire :

- Coûts de structure
- Motivations et exigences de profit
- Compréhension des problèmes et des besoins
- Capacité à résoudre les problèmes et les besoins
- Perception des prix du marché

Les questions à poser au prestataire :

- quelle expérience?
- échelle des opérations ?
- quels process opérationnels ?
- quels niveaux de performance ?
- qualité du management ?
- quels sont les différents facteurs relatifs aux coûts de production ?

Quelques principes pour une collaboration efficace et fructueuse entre vous et votre prestataire :

- Vous devez recevoir les services dont vous avez besoin (qui sont les raisons de votre choix d'outsourcer) et que votre prestataire s'engage à vous fournir.
- Votre prestataire mérite une rémunération à la juste valeur du service qu'il va rendre.
- Vous devez évaluer honnêtement votre gain sur le marché concerné en tenant compte des actifs transférés au prestataire.
- Vous devez garder en tête que des erreurs seront commises chez vous et chez votre prestataire
- L'accord final doit être perçu comme une association gagnante pour les 2 parties à l'issue de la négociation mais aussi tout au long de la suite du projet.

 

 

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